Elektroniczny Obieg Dokumentacji (w skrócie EOD) to w dzisiejszych czasach absolutna podstawa dla każdego nowoczesnego biznesu. Jeżeli Twoja firma jeszcze z niego nie korzysta, warto zmienić ten stan rzeczy. Dlaczego? Współczesność wymaga od przedsiębiorców, aby szybko aktualizowali swoje bazy danych, jednocześnie zapewniając swoim klientom wysoki poziom ochrony danych osobowych. W XXI wieku korzystanie z papierowej dokumentacji okazuje się nie tylko nieefektywne, ale coraz częściej – po prostu niemożliwe. Co zyskasz wdrażając system elektronicznego obiegu dokumentacji w swojej firmie?

1. Dzięki EOD oszczędzasz czas

Jedną z najważniejszych zalet, którą odczujesz już w pierwszym dniu korzystania z elektronicznego obiegu dokumentacji jest łatwość (i szybkość!) wypełniania dokumentów. Tradycyjne, papierowe dokumenty wymagają tego, aby poświęcać im dużo czasu. Wypełnianie formularzy, tworzenie kopii czy wprowadzanie zmian jest po prostu czasochłonne, a to oznacza znaczący spadek efektywności pracy Twoich współpracowników. Elektroniczny obieg dokumentacji rozwiązuje ten problem – stworzenie dokumentu jest łatwe, zajmuje dużo mniej czasu, a jego ewentualna edycja to kwestia kilku kliknięć.

2. Dzięki EOD oszczędzasz miejsce

Papierowa dokumentacja zajmuje mnóstwo miejsca – wiedzą o tym przede wszystkim ci, którzy prowadzą firmę od kilku lat. Każda transakcja, każdy zwrot czy zakup niezbędnych materiałów do biura musi być zaksięgowany i rozliczony, co generuje co najmniej kilka kartek, które należy zarchiwizować. Te stosy papieru powodują, że musisz zagospodarować miejsce, w których je umieścisz. Elektroniczny obieg dokumentacji (taki jak BASEline) redukuje tego typu problemy  – dzięki niemu faktury i inne informacje na temat firmowych transakcji przechowywane są w internetowej chmurze. Oznacza to, że dzięki narzędziom EOD uwolnisz bardzo dużo miejsca, które możesz przeznaczyć w bardziej efektywny sposób.

3. Dzięki EOD oszczędzasz pieniądze

Dokumentacja w wersji papierowej to także duże koszty. Zakup i konserwacja drukarek oraz uzupełnianie tuszu i papieru potrafią pożerać naprawdę duże kwoty. Może się wydawać, że to drobiazg, jednak w skali roku to duży wydatek. Możesz z niego zrezygnować i zaoszczędzić znaczną kwotę właśnie dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów. Takie narzędzie ogranicza konieczność drukowania do niezbędnego minimum, dzięki czemu oszczędzasz pieniądze, a przy okazji dbasz o środowisko naturalne.

Kilka słów podsumowania

Powiedzmy sobie szczerze – papierowa dokumentacja to już przeżytek. Rezygnacja z tradycyjnego archiwizowania akt i dokumentów na rzecz przeniesienia danych do chmury przynosi wiele korzyści, z których najważniejsze to łatwiejsze zarządzanie informacjami, płynniejszy przepływ danych wewnątrz firmy, a także oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy. Nie obawiaj się zmian – wdrażanie nowych narzędzi to naturalna konsekwencja rozwoju Twojej firmy, a jednocześnie olbrzymia szansa na to, aby wyprzedzić konkurencję.

Źródło: https://www.baseline.pl/