Wśród przedsiębiorców panuje rozbieżność, jeśli chodzi o podpisywanie wystawianych faktur. Część z nich podpisuje każdą fakturę, pozostali nie robią tego w ogóle. Brak podpisu wzbudza czasem kontrowersje wśród nabywców, którzy zastanawiają się, czy niepodpisana faktura może być traktowana jako dowód sprzedaży i podstawa do rozliczeń z urzędem skarbowym. Czy faktura powinna być podpisana.
Jakie elementy są obowiązkowe na fakturze?
Elementy, które powinny znaleźć się na fakturze, są wyszczególnione w art. 106e ustawy o VAT. Brak któregokolwiek z nich skutkuje nieważnością faktury. Przede wszystkim na dokumencie powinna się znaleźć data jej wystawienia, a także numer nadany jej w ramach jednej bądź kilku serii. Dzięki temu drugiemu możliwa jest jednoznaczna identyfikacja faktury. Kolejnym obowiązkowym elementem są imiona i nazwiska podatnika i nabywcy lub nazwy ich firm oraz adresy obu stron. Ponadto obowiązkowe jest umieszczenie numeru, który jest niezbędny do identyfikacji podatnika na potrzeby podatku. Ustawodawca określił, że na fakturze powinno się umieścić również numer, który jest niezbędny do identyfikacji nabywcy towarów lub usług na potrzeby podatku.
Jeżeli data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi różni się od daty wystawienia faktury, również ona powinna być umieszczona na dokumencie. Podobnie jest w przypadku daty otrzymania zapłaty. Ponadto sprzedawca umieszcza na fakturze nazwę towaru lub usługi oraz liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług. Prócz tego powinno się umieścić na dokumencie cenę jednostkową towaru bądź usługi bez kwoty podatku, czyli cenę netto. Jeśli nabywca korzysta z opustów i rabatów bądź obniżek cen z tytułu wcześniejszej zapłaty, ta informacja również jest wymagana. Na każdej fakturze VAT umieszcza się też stawkę podatku oraz kwoty podatku dotyczące poszczególnych stawek. Zwolnienie z podatku również jest odnotowywane na fakturze. Ostatnim obowiązkowym elementem jest kwota należności ogółem.
Co z podpisem na fakturze?
Faktura VAT może być niepodpisana, gdyż podpis nie jest wymaganym elementem w dokumencie tego typu zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Brak podpisu nie jest zatem błędem. Niepodpisana faktura może być wykorzystywana jako podstawa do rozliczeń oraz dowód sprzedaży towaru lub wykonania usługi.
Faktura jest ważna bez podpisu obu stron transakcji. Wystawca i odbiorca nie mają obowiązku jej podpisywania ani podbijania firmowymi pieczątkami. Takie przepisy obowiązują od 2004 roku, kiedy to Polska przystąpiła do Unii Europejskiej. Jednocześnie niektórzy przedsiębiorcy nadal podpisują faktury lub przybijają pieczątki firmowe, by zwiększyć wiarygodność wystawianych dokumentów. W świetle obowiązujących przepisów podpis nie zwiększa ani nie zmniejsza autentyczności faktury. Jest to udogodnienie dla wielu przedsiębiorców, którzy korzystają z elektronicznych systemów do wystawiania dowodów sprzedaży lub wykonania usług. Program do faktur tworzy dokumenty w wersji elektronicznej, które natychmiast bez potrzeby drukowania można przesłać do nabywcy.
Kiedy podpis na fakturze jest istotny?
Jest kilka sytuacji, w których podpis na fakturze ma znaczenie, chociaż jest niewymagany w większości przypadków. Przede wszystkim może być przydatny, gdy nabywca nie ureguluje płatności w terminie. Jeśli sprawa trafi do sądu, podpisana faktura zostanie uznana za dowód w sprawie. Podpis w takim przypadku może przesądzić o wydaniu nakazu zapłaty. Złożenie podpisu na fakturze jest natomiast obowiązkowe, gdy wystawiane są faktury RR przez podatników, którzy nabywają płody rolne od rolników ryczałtowych oraz gdy przedsiębiorca wystawia fakturę korygującą.
