[Artykuł Sponsorowany]

Mimo że e-faktury można wystawiać już od dobrych kilku lat, liczne grono przedsiębiorców nadal korzysta z papierowej dokumentacji księgowej. Wiele na tym tracą, bo fakturowanie online jest czasooszczędne, bardziej wygodne, a na dodatek tańsze.

Można wskazać kilka głównych powodów, dla których część przedsiębiorców jeszcze nie przeszła na fakturowanie elektroniczne. Najistotniejsze z nich to: przyzwyczajenie do wystawiania dokumentów papierowych, nieznajomość nowych przepisów z zakresu dokumentowania transakcji, a także brak świadomości tego, jak wiele korzyści niosą ze sobą faktury online. Dlatego za cel niniejszego artykułu postawiliśmy sobie przybliżenie istoty e-faktur, a także wyjaśnienie najważniejszych związanych z nimi aspektów prawnych.

Faktura online – przyjazne przepisy dla przedsiębiorców

Od momentu wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów z 4 sierpnia 2005 roku, faktury elektroniczne mają taką samą wartość jak ich odpowiedniczki w formie papierowej. Oznacza to, że są one w pełni akceptowane przez organy podatkowe, a przedsiębiorcy nie muszą obawiać się żadnych komplikacji wynikających z ich stosowania. Co więcej, nie muszą też dodatkowo prosić kontrahentów czy klientów o zgodę na przekazywanie dokumentów elektronicznych; zgodnie z prawem, opłacając daną e-fakturę, odbiorca wyraża zarazem akceptację dla takiego sposobu dokumentowania transakcji.

Elementy, które musi zawierać faktura elektroniczna

Faktura online, tak samo jak zwykła faktura papierowa, jest dokumentem sprzedażowym zawierającym szczegółowe dane dotyczące transakcji. W myśl przepisów prawa, w obydwu muszą znajdować się takie elementy jak:

• numer faktury i data jej wystawienia,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi,
• wskazanie strony kupującej i strony sprzedającej (nazwę sprzedawcy i kupującego, adresy, numer identyfikacji podatkowej),
• specyfikacja towaru będącego przedmiotem transakcji: nazwa, cena, ilość,
• kwoty wszelkich rabatów,
• stawka podatkowa,
• suma wartości sprzedaży netto i brutto,
• kwotę należności ogółem,
• termin i sposób zapłaty.

Faktura elektroniczna jest uznawana za wystawioną prawidłowo pod warunkiem, że jej forma gwarantuje integralność i czytelność treści dokumentu oraz autentyczność jego pochodzenia. Inaczej mówiąc, musi być ona wypełniona w taki sposób, by było wiadomo kto jest jej nadawcą i jakie informacje są w niej umieszczone; te ostatnie, muszą być przy tym aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. Jeśli tylko te kryteria są spełnione, dokument można zapisać w postaci pliku elektronicznego (PDF, DOC, a nawet JPG czy CSV) i przesłać na adres e-mail odbiorcy.

Jak wygląda fakturowanie online?

Podstawowa zaleta faktur elektronicznych polega na tym, że można je wystawiać w szybki, łatwy i wygodny sposób – wystarczy posiadać aplikację księgową z modułem do ich obsługi lub specjalny program do fakturowania online. Niezależnie od użytkowanego narzędzia, cały proces związany z dokumentowaniem konkretnej transakcji trwa od kilkudziesięciu sekund do kilku minut. Przedsiębiorca musi jedynie zalogować się do usługi, uzupełnić pola z danymi, a następnie wygenerować fakturę i przesłać ją na adres e-mail kontrahenta lub klienta (wysyłka zwykle jest realizowana automatycznie z poziomu aplikacji). Co ważne, tak sporządzona e-faktura trafia dodatkowo na bezpieczny serwer zewnętrzny, do którego użytkownik ma swobodny,całodobowy dostęp. Na wirtualnym dysku zapisywane są również wszystkie pozostałe otrzymane i wystawione dokumenty, które można łatwo wyszukiwać za pomocą specjalnej wyszukiwarki.

Wprawdzie szczegóły działania programu księgowego zależą od jego dostawcy, jednak przedsiębiorcy zawsze mogą liczyć na: proste wystawianie faktur online, szybki wgląd do dokumentów elektronicznych, czy też ułatwienia w dokonywaniu księgowań. O innych korzyściach oferowanych przez faktury elektroniczne i usługi księgowości online można przeczytać na: https://www.ingksiegowosc.pl/ksiegowosc-uproszczona/fakturowanie.

Kto i dlaczego powinien przejść na e-faktury?

Faktury online to nie tylko wygoda i oszczędność czasu, ale również wymierne korzyści finansowe. Oszczędności biorą się stąd, że w ich wypadku nie trzeba drukować dokumentów, kupować kopert i znaczków, czy też nadawać wysyłek na poczcie. I choć użytkowanie aplikacji księgowej może wiązać się już z opłatami, to jednak są one relatywnie niewielkie i sięgają zwykle kilkunastu, kilkudziesięciu złotych miesięcznie (dostępne są też programybezpłatne). Warto również zauważyć, że fakturowanie online nie wymaga korzystania z papieru czy transportu, a co za tym idzie, pozwala w pewnym stopniu przyczynić się do ochrony naturalnych zasobów środowiska.

Obecnie, e-faktury z powodzeniem stosuje nie tylko praktycznie każde duże przedsiębiorstwo, ale również coraz liczniejsze grono firm z sektora MSP. Co więcej, dzięki dostępności funkcjonalnych i przyjaznych w obsłudze aplikacji księgowych, chętnie wybierają je również przedsiębiorcy samodzielnie rozliczający swoją działalność. Dlatego w praktyce, przejście na e-faktury może okazać się dobrym wyborem dla każdejfirmy, niezależnie od jej wielkości czy branży w jakiej funkcjonuje.