Ilość urządzeń drukujących dostępnych na rynku jest ogromna. Czym zatem kierować się przy wyborze? Dla niektórych głównym kryterium jest cena. To oczywiście ważna kwestia, jednak nie powinna być jedynym czynnikiem decydującym o wyborze drukarki biurowej. Po pierwsze, może okazać się, że tani sprzęt na dłuższą metę wcale nie jest ekonomiczny, ponieważ koszty jego eksploatacji są wysokie. Z drugiej strony, wysoka cena i znana marka wcale nie gwarantują, że urządzenie będzie niezawodne i sprawdzi się wszędzie. Przy wyborze drukarki do biura trzeba kierować się przede wszystkim rodzajem i ilością plików drukowanych na co dzień w firmie. Małe biuro rachunkowe funkcjonuje przecież inaczej, niż duża agencja reklamowa. Zatem jak wybrać odpowiednią drukarkę do firmy?

Dopasuj drukarkę do potrzeb firmy

Dobrze dopasowana drukarka biurowa usprawnia pracę i pozwala uzyskać wysokiej jakości dokumenty. Źle dobrana może natomiast utrudnić codzienne obowiązki i tylko niepotrzebnie denerwować. Dlatego na początek warto odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jaką ilość dokumentów drukuje się w biurze w ciągu miesiąca? Ile osób korzysta z jednej drukarki?
• Jaki rodzaj plików jest najczęściej drukowany? Czarno-białe dokumenty tekstowe czy kolorowe pliki (np. zdjęcia, schematy lub wykresy)?
• Jaki jest format drukowanych plików? A4 czy większy?
• Czy oprócz drukowania potrzebne jest również skanowanie i kopiowanie dokumentów? Może lepszym wyborem będzie urządzenie wielofunkcyjne do biura?
• Ile osób będzie korzystało z urządzenia i gdzie będzie się ono znajdowało? Czy potrzebna jest funkcja umożliwiająca przesyłanie plików do drukarki?

Odpowiedzi na te pytania pozwolą dokładnie określić oczekiwania względem urządzenia. Zawęża to nieco obszar poszukiwań, dzięki czemu łatwiej będzie można znaleźć odpowiednią drukarkę do biura, która sprawdzi się w codziennej pracy.

Drukarka atramentowa czy laserowa?

Drukarki laserowe i atramentowe różnią się między sobą technologią pracy, rodzajem stosowanego wkładu, a także sposobem eksploatacji. W związku z tym każda z nich sprawdza się lepiej w określonych warunkach.

Zaletą drukarki atramentowej jest wysoka jakość wydruków w kolorze. Z tego względu będzie ona dobrym wyborem, jeśli często drukowane są różnego rodzaju grafiki, zdjęcia, ulotki czy materiały szkoleniowe. Koszt wydruku jednej strony kolorowej przez drukarkę atramentową jest niższy, niż w przypadku drukarki laserowej. Cena zakupu takiego urządzenia też jest przeważnie niższa. Jeśli chodzi o wady, to drukarki atramentowe zazwyczaj drukują wolniej, niż te laserowe. Ponadto koszty eksploatacji w przypadku druku kolorowego mogą być wyższe. Mimo tego, drukarki atramentowe są często wybierane przez małe firmy, głównie ze względu na uniwersalność oraz małe wymiary urządzenia.

Drukarka laserowa sprawdzi się natomiast doskonale do wydruku dużej ilości czarno-białych dokumentów. Charakteryzuje się ona szybką pracą, lepszą wydajnością oraz bardzo dobrą jakością wydruku, zwłaszcza w przypadku plików tekstowych. Wykonane przez nią wydruki w czerni wiążą się również z niższymi kosztami eksploatacji.

Do wad drukarek laserowych można zaliczyć wyższą cenę zakupu, głośną pracę, większe wymiary i wyższe zużycie prądu, niż w przypadku urządzeń atramentowych. Wydruk kolorowy za pomocą takiej drukarki również jest nieco droższy. Dlatego urządzenia laserowe najczęściej wybierane są przez duże firmy, gdzie codziennie drukuje się dużą ilość czarno-białych plików tekstowych.

Jaką drukarkę kupić do biura? Zwróć uwagę na parametry!

Poza wyborem odpowiedniego rodzaju drukarki, ważne jest również dokładne sprawdzenie jej parametrów i dodatkowych funkcji. To od nich w dużej mierze zależy, czy urządzenie będzie wystarczająco wydajne i ułatwi pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków. Najważniejsze z nich to:

• Szybkość wydruku. Zbyt wolna drukarka spowalnia pracę i może być powodem do nerwów. Zwłaszcza, gdy korzysta z niej wiele osób. Aby określić, jaka szybkość druku będzie odpowiednia, można oszacować ilość drukowanych stron w danym okresie czasu, np. w ciągu tygodnia lub miesiąca.
• Format. Standardowy format obsługiwany przez drukarki i urządzenia wielofunkcyjne to A4. Jest on wystarczający w miejscach, gdzie drukuje się zwykłe dokumenty tekstowe. Jeśli jednak w biurze przygotowuje się różnego rodzaju schematy, broszury i projekty w większych wymiarach, warto wybrać urządzenie obsługujące format A3.
• Rozdzielczość. Standardowa wynosi 600 dpi. Wyższa przyda się, gdy istnieje potrzeba modyfikacji rozmiaru dokumentu. Na przykład w przypadku wyżej wymienionych schematów, obrazów i innych tego typu projektów.
• Praca sieciowa. Wbudowany moduł Wi-Fi i port Ethernet są wręcz niezbędne w przypadku większych biur. Umożliwiają sprawne korzystanie z drukarki przez wielu pracowników, którzy mogą wygodnie przesyłać dokumenty z komputera.
• Automatyczny druk dwustronny (dupleks). Ta funkcja znacznie ułatwia i przyspiesza pracę. Ręczne przekładanie kartek, aby zadrukować obie strony jest bardzo uciążliwe. Dzięki tej funkcji nie trzeba się o to martwić.

Drukarka do biura – podsumowanie

Przy wyborze drukarki biurowej najważniejsze jest określenie rodzaju wykonywanych wydruków i sprecyzowanie oczekiwań wobec urządzenia. Jeśli w biurze drukuje się jedynie dokumenty tekstowe w dużej ilości, warto zdecydować się na drukarkę laserową. Jeżeli natomiast zachodzi potrzeba częstego wydruku obrazów w kolorze, lepiej wybrać drukarkę atramentową.

Można także rozważyć zakup lub wynajem urządzenia wielofunkcyjnego. To dobry wybór, gdy praca z dokumentami obejmuje ich skanowanie i kopiowanie. Ważne, aby zwrócić uwagę na parametry urządzenia. Zwłaszcza na szybkość, format i rozdzielczość wydruków, a także na dodatkowe funkcje. Tak wybrana drukarka do biura z pewnością usprawni codzienne obowiązki i spełni oczekiwania pracowników odnośnie jakości i szybkości drukowanych stron.