Biuro obsługi klienta, zwane w skrócie BOK to ważny dział w funkcjonowaniu każdej większej firmy nastawionej na profesjonalne podejście do klientów. Warto zadbać o to, aby pracownicy działu byli dobrze przygotowani do wykonywania swojej pracy, a także wyposażeni w szereg sprawdzonych narzędzi i rozwiązań, dzięki którym zapanują nad wszystkimi zgłoszeniami.

W biurze obsługi klienta bardzo ważni są kompetentni i doświadczeni pracownicy, którzy będą kompleksowo znali ofertę firmy, a także będą w stanie odpowiedzieć na wszystkie zapytania, wątpliwości czy problemy klientów. Warto więc tę grupę pracowników sukcesywnie szkolić, podnosić ich kwalifikacje zarówno w zakresie kompetencji i wiedzy, jak też umiejętności komunikacyjnych. Osoby pracujące w biurach obsługi klienta muszą być komunikatywne, otwarte, mieć umiejętności negocjacyjne, a także posiadać wysoką odporność na sytuacje stresowe. Poza kompetencjami pracowników, trzeba również zadbać o nowoczesne rozwiązania i dobre oprogramowanie, które zdecydowanie ułatwi pracę.

Oprogramowanie porządkujące zgłoszenia

Dobrym rozwiązaniem w biurze obsługi klienta może być tak zwany system ticketowy, czyli oprogramowanie, które w jednym miejscu na komputerze pracownika BOK będzie gromadziło wszystkie zgłoszenia napływające do działu z różnych kanałów komunikacji – maili, wiadomości tekstowych, infolinii, a także innych miejsc, w których klienci chcą się skontaktować z obsługą. System ticketowy rozdziela zadania dla poszczególnych pracowników, dbając jednocześnie o to, by każde zapytanie wisiało w systemie jak najkrócej. Dzięki temu można mieć pewność, że żadna z wiadomości od klientów nie będzie zapomniana czy pominięta. Klienci będą natomiast mieli pewność, że są obsługiwani profesjonalnie, solidnie i przede wszystkim na bieżąco. Nikt przecież w ważnej kwestii nie chce czekać na odpowiedź przez kilka dni czy nawet jeszcze dłużej. Dobry system ticketowy będzie solidnym wsparciem dla biura obsługi klienta. Warto więc o nim pomyśleć już na etapie planowania pracy takiego działu.

Nowoczesne rozwiązania na miarę potrzeb

W poszukiwaniu dobrych rozwiązań teleinformatycznych dla firm, warto spędzić nieco czasu na poznaniu oferty różnych firm, a także dopasowaniu jej do indywidualnych potrzeb. Nie ma bowiem jednego, sprawdzonego rozwiązania, które będzie sprawdzało się zawsze i w każdej branży. Ważne jest wzięcie pod uwagę specyfiki działalności firmy, liczby pracowników w biurze obsługi klienta, a także ich możliwości, jeśli chodzi o obsługę. Dobrym rozwiązaniem może być również wykorzystanie sztucznej inteligencji. W wielu kwestiach, z jakimi zgłaszają się klienci, nie ma konieczności angażowania pracowników. Dobry, automatyczny chatbot może rozwiązać sporo wątpliwości i problemów klientów. Inwestycja w nowoczesne rozwiązania to wydatek, który na pewno się opłaci, dlatego nie warto rezygnować z niego w imię oszczędności. Im lepszy i bardziej bezproblemowy kontakt na linii klient – firma, tym większe zadowolenie klientów, co na pewno przełoży się także na wyniki finansowe.

Więcej na stronie Thulium.com – współautora poradnika