Szeroka dostępność usług księgowych sprawia, że konkurencja na rynku jest duża. Decydując się na powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych firmie zewnętrznej, powinniśmy wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników, które wpłyną bezpośrednio na naszą dalszą współpracę z biurem księgowym.
Wybór biura rachunkowego jest kwestią ważną dla każdego przedsiębiorcy. Liczy się przede wszystkim fakt, iż z księgowym powinniśmy związać się co najmniej na kilka lat. Na co więc zwracać uwagę decydując się na skorzystanie z usług zewnętrznego biura?
Dostosowanie rozwiązań do naszych potrzeb
Najistotniejsze jest określenie na etapie wstępnym warunków, jakie będą nas satysfakcjonować. Nie chodzi jedynie o aspekt finansowy, ale przede wszystkim o logistykę. Jeśli nie chcemy przekazywać osobiście dokumentów księgowemu, możemy wyszukać biura, które oferują taką usługę online. Wówczas skany dokumentów trafiają bezpośrednio do osoby nas obsługującej, bez względu na porę dnia. Konieczne jest także określenie katalogu usług, z których będziemy korzystać. Jeśli interesuje nas jedynie rozliczanie firmy, będzie zdecydowanie łatwiej znaleźć odpowiedni podmiot. Jeśli natomiast planujemy zatrudnianie pracowników i jednocześnie chcemy powierzyć prowadzenie kadr, płac i spraw związanych z ubezpieczeniami zewnętrznej firmie, warto szukać rozwiązań kompleksowych.
Czy brać pod uwagę cenę?
Ceny usług księgowych są dość zbliżone do siebie. Zwykle płacimy od ilości przekazywanych dokumentów, a także od rodzaju rachunkowości, jaka będzie prowadzona. Jeśli otworzyliśmy jednoosobową działalność gospodarczą, nie zatrudniając pracowników, nie będąc płatnikiem VAT i generując zaledwie kilkanaście faktur miesięcznie, możemy liczyć się z najniższą opłatą. Inaczej jest, jeśli prowadzimy spółkę kapitałową i zatrudniamy personel. Wówczas cena usługi wzrośnie, co spowodowane będzie nie tylko zwiększeniem ilości pracy biura rachunkowego, ale przede wszystkim większą odpowiedzialnością za powierzone dokumenty. Warto zatem dokładnie przeanalizować, jakiej konkretnie usługi będziemy oczekiwać, w kontekście rodzaju prowadzonej działalności oraz przewidywanej liczby dokumentów.
Odpowiedni kontakt z księgowym
Podejmując decyzję o wyborze biura rachunkowego ważne jest także, aby mieć odpowiedni kontakt z księgowym podczas naszej współpracy. Najlepszym rozwiązaniem jest mail i telefon. Ważna jest także możliwość dostępu do danych finansowych przedsiębiorstwa. Nowoczesne rozwiązania informatyczne posiadają taką funkcję. Wystarczy, że firma księgowa przekaże nam login i hasło, dzięki czemu zalogujemy się do odpowiedniego systemu. W takiej sytuacji możemy na bieżąco podglądać wszystkie najistotniejsze informacje, w tym planowane podatki do zapłaty, czy wysokość składek ZUS. To idealne rozwiązanie dla tych, którzy poświęcają czas przede wszystkim na działalność merytoryczną, a wszelkie sprawy finansowe organizują po godzinach pracy. Nie ma wówczas ograniczenia co do pory, w której chcemy uzyskać dostęp do danych finansowych, jest ona bowiem niezależna od godzin pracy biura rachunkowego.
Wybierając biuro rachunkowe powinniśmy wziąć pod uwagę wiele aspektów, które mają wpływ na późniejszą współpracę. Z pewnością ważne będą opinie innych przedsiębiorców, ale przede wszystkim każde rozwiązanie musimy dopasować do swoich potrzeb. Chcąc prowadzić działalność w sposób niezakłócony, starajmy się wybierać biura nowoczesne, dysponujące odpowiednimi systemami informatycznymi. Przekazywanie dokumentów będzie łatwiejsze, a dodatkowo da nam możliwość aktualnego obserwowania wyników finansowych.
