Warto wiedzieć, że archiwizować dokumenty zobowiązane są wszystkie przedsiębiorstwa niepaństwowe, oraz państwowe. Należy archiwizować wszystkie dokumenty, które powstają podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Działalność gospodarcza to tysiące różnych dokumentów, niektóre są tajne inne nie. Warto wiedzieć jak dokonywać archiwizacji prawidłowo.

Na czym polega archiwizacja?

Archiwizacja dokumentów polega na zbieraniu dokumentów przedsiębiorstwa, a następnie ich klasyfikacji i zabezpieczeniu w celu przechowywania ich przez określony przez przepisy państwowe czas. Urząd Skarbowy może do przedsiębiorcy w każdym momencie się zgłosić i poprosić o udostępnienie dokumentacji do sprawdzenia. Dokumenty archiwizowane są specjalnie klasyfikowane poprzez nadanie im oznaczeń literowych. W momencie, gdy minie okres obowiązkowej archiwizacji, przedsiębiorcy mają możliwość zniszczenia zbiorów dokumentów.

Klasyfikacja dokumentów

Dokumentom nadaje się oznaczenia literowe w celach klasyfikacyjnych.
Symbol A – dokumenty, które mają wartość historyczną, nigdy się ich nie niszczy. Istnieje obowiązek ich przetrzymywania wieczyście.
Symbol B – tak oznacza się dokumentacje niearchiwalną.
Symbol Bc – tak oznacza się wszelką dokumentację, którą można zniszczyć po jej wykorzystaniu. Nie ma obowiązku oddawania tej dokumentacji to firm utylizacyjnych. Można ją samemu zutylizować niszcząc w niszczarce biurowej.
Symbol B + cyfra – tak oznaczana jest dokumentacja, którą trzeba przetrzymywać przez określony czas. Cyfra po Symbolu B oznacza liczbę lat, przez jaką muszą być przetrzymywane.
Symbol BE + cyfra – tak oznaczane są dokumenty, które po ilości lat oznaczonych cyfrą po symbolu, wymagają przejrzenia ich ze względu na ich treść i charakter. Po przeprowadzeniu przejrzenia dokumentów, podejmuje się decyzję o ich zniszczeniu lub zmianie symbolu klasyfikacji.

Jeszcze kilka-kilkanaście lat temu, archiwizowano dokumenty tylko w formie papierowej. W miarę rozwoju technologii, możliwe jest ich archiwizowanie w formie cyfrowej, z czego korzysta coraz więcej przedsiębiorstw. Jest to spowodowane tym, że dokumentację papierową, bardzo łatwo uszkodzić, a nawet całkowicie zniszczyć.

Jaki okres czasu przechowywać dokumenty?

Różne rodzaje dokumentów trzeba przechowywać przez różny okres czasu. Przykładowo wszelką dokumentację związaną z księgowością należy przechowywać przez okres, co najmniej pięciu lat, od momentu zakończenia roku podatkowego. Wszelkie dokumenty związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych należy przechowywać również przez okres pięciu lat. Okres pięcioletni obowiązuje tylko dokumentację, która została wystawiona po dacie 1 styczeń 2012 roku. Dokumentację sporządzoną przed tą datą, należało i należy przechowywać przez okres dziesięciu lat.

Sprawy mają się inaczej, jeżeli chodzi o dokumentację pracowniczą. Jej obowiązkowe przechowywanie jest dużo dłuższe. Dokumenty na podstawie, których możliwe jest obliczenie renty, czy emerytury, należy utrzymywać w archiwum, przez co najmniej pięćdziesiąt lat, licząc od ostatniego roku przepracowanego przez pracownika.

Należy mieć świadomość, że przedsiębiorca, który nie będzie archiwizował koniecznych dokumentów, naraża się na konsekwencje prawne. Urząd Skarbowy, a także inne instytucje, mogą domagać się wglądu w dokumentację firmy. Czasami dochodzi do tego, że chcą przejrzeć dokumentację, która została utworzona wiele lat wcześniej. Według przepisów przedsiębiorca może zostać ukarany karą porządkową, jeżeli nie wyda dokumentacji, o którą prosi instytucja państwowa.

Jeżeli jednak dokumentacja została zagubiona, czyli istnieje rzeczywista fizyczna przeszkoda i przedsiębiorca poinformował o tym instytucję państwową, to ukaranie przedsiębiorcy karą porządkową spowodowaną nieprzedstawieniem dokumentacji, nie jest możliwe. Pomimo możliwości ukarania, wystarczy poinformować organ, że dokumentacja została zagubiona. Istnieje jednak pewne ryzyko, ponieważ organ, który przeprowadza kontrolę dokumentacji może zdecydować się przyjąć niekorzystną dla przedsiębiorcy podstawę opodatkowania. Podatnik, czyli przedsiębiorca nie ma możliwości zakwestionować takiej decyzji organu kontrolującego. Z tego też względu należy bezwzględnie archiwizować dokumentację firmową.

Więcej dowiesz się na portalach zajmujących się archiwizacją dokumentów.