Skrót RODO, oznacza Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Jest to zestaw przepisów, które mówią przedsiębiorcom oraz konsumentom, do czego mają prawo w zakresie prywatnych informacji oraz jak należy się z nimi obchodzić. RODO dotyczy każdej osoby, przedsiębiorstwa, czy instytucji i szacuje się, ze jet to największa zmiana przepisów od 1989 roku. RODO we wszystkich krajach Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać od 25 maja 2018 roku.
Projekt dotyczący wdrożenia RODO jest bardzo skomplikowany i wieloetapowy. Droga do zgodności z RODO nie jest prosta. Nie polega ona tylko na uzupełnieniu i podpisaniu dokumentacji, ale również podczas wdrożenia RODO, należy zwrócić uwagę na możliwości organizacyjne i finansowe danej instytucji.
Jak prawidłowo dokonać wdrożenia RODO?
Wdrożenie RODO odbywa się według pewnej, sprawdzonej metodologii, polegającej na zwróceniu uwagi na poniższe czynniki:
-
Struktura i Edukacja – podczas wdrożenia RODO opracowywana jest struktura organizacyjna danych osobowych, pełnej dokumentacji oraz regulująca zasad przetwarzania danych, rejestry czynności, zgody i klauzule. Pracownicy powinno otrzymać odpowiednie materiały dotyczące RODO, dla pogłębienia wiedzy na ten temat.
-
Materiały zgodne z prawem – w czasie wdrożenia RODO, należy zadbać o odpowiednie wzory dokumentacji, przede wszystkim powinny się w niej znaleźć zasady nadawania upoważnień do przetwarzania danych, procedury dotyczące incydentów i praw klienta, a także ogólne opisy środków bezpieczeństwa.
-
Dopasowane umowy powierzenia – każdy biznes jest inny i z tego względu, należy opracować indywidualnie umowy powierzenia danych osobowych zgodnie z określoną działalnością.
-
Informacje o przetwarzaniu danych osobowych – klauzule informacyjne, a także wzory zgód na przetwarzanie danych osobowych dostosowywane są nie tylko pod względem merytorycznym, ale też językowym. Dokumenty powinny być napisane w sposób zrozumiały, aby nie wprowadzały klientów w błąd.
System wdrożenia RODO, czyli dostosowania firmy do obowiązujących przepisów jest bardzo skomplikowany, dlatego dobrze jest go dokonać pod okiem specjalistów. Po sprawnym wdrożeniu RODO niezbędne jest utrzymanie sprawnego systemu ochrony danych osobowych. Należy przyjąć do wiadomości, ze ochrona danych osobowych jest procesem wymagającym od danej organizacji lub przedsiębiorstwa zainteresowania i ciągłego doskonalenia.
