Profesjonalna utylizacja dokumentów należy do obligatoryjnych obowiązków każdego przedsiębiorcy i właściciela firmy niezależnie od branży, w której działa. Zgodnie z polskim i europejskim prawem każdy administrujący danymi poufnymi ma obowiązek zapewnić tymże danym pełne bezpieczeństwo, a gdy zniknie konieczność ich przechowywania, zagwarantować ich pełne i nieodwracalne zniszczenie. Jak powinno wyglądać bezpieczne i profesjonalne niszczenie dokumentów? Na co zwrócić uwagę, by utylizacja dokumentów przebiegła zgodnie z literą prawa?
Utylizacja dokumentów i niszczenie nośników danych z udziałem profesjonalnych firm
Profesjonalna utylizacja dokumentów wymaga zastosowania ściśle określonej procedury na każdym etapie procesu niszczenia danych zgromadzonych w firmie, w formie papierowej lub cyfrowej. Procedura ta powinna gwarantować pełną kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie ma dostęp do materiałów poufnych oraz przeciwdziałać ich udostępnianiu. Nieodwracane niszczenie materiałów niejawnych, a zwłaszcza nośników danych, wymaga ponadto wykorzystania specjalistycznego sprzętu oraz profesjonalnych metod utylizacji dokumentów, które zapewniłyby skuteczne, a więc nieodwracalne unicestwienie danych. Ponieważ dla zdecydowanej większości polskich firm samodzielna utylizacja materiałów niejawnych jest przedsięwzięciem niewykonalnym ze względu na braki sprzętowe, kadrowe czy niewystarczającą ilość czasu, powszechną praktyką jest cedowanie czynności związanych z niszczeniem dokumentacji na profesjonalne firmy, których specjalnością są utylizacja dokumentów oraz niszczenie nośników danych różnego typu. Specjalistyczne wsparcie pozwala wówczas prowadzącemu działalność gospodarczą nie tylko w sposób zgodny z przepisami pozbyć się niepotrzebnej dokumentacji, ale i zyskać pewność, że materiały niejawne w żadnym wypadku nie trafią w niepowołane ręce i nikt nie wykorzysta ich w sposób nielegalny czy zagrażający interesom firmy, która tę dokumentację zgromadziła.
Czym wyróżnia się w pełni profesjonalne niszczenie dokumentów poufnych?
Jak wygląda legalne i bezpieczne niszczenie dokumentów, warto omówić na konkretnym przykładzie. Doskonale do tego posłużyć może standard usługi utylizacji dokumentów opracowany i realizowany przez Stena Recycling, renomowaną i obecną na rynku polskim już od 20 lat firmę z branży zarządzania odpadami, która oferuje polskim przedsiębiorcom nie tylko kompleksowe usługi gospodarowania odpadami, ale również profesjonalne niszczenie dokumentów i danych cyfrowych.
Zobacz: https://www.stenarecycling.pl/nasze-uslugi/zarzadzanie-odpadami/niszczenie-dokumentow-poufnych/
Stena Recycling w ramach swojej usługi zapewnia klientom pełen nadzór nad każdym etapem przebiegu procedury utylizacji dokumentów: zlecający niszczenie dokumentacji może osobiście uczestniczyć i obserwować czynności podejmowane przez pracowników Stena Recycling lub poprosić o nagranie realizacji usługi niszczenia na DVD. Nad legalnością przebiegu procedur czuwa ponadto ze strony Stena Recycling pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, który troszczy się również o płynny obieg dokumentów związanych z realizacją usługi, takich jak np. protokół odbioru czy certyfikat zniszczenia dokumentów. Pojazdy, zaplombowane i zamknięte pojemniki oraz miejsce, w którym zachodzi utylizacja dokumentów, są zabezpieczone i dostępne jedynie dla uprawnionych osób, a urządzenia wykorzystywane do niszczenia danych to profesjonalny i certyfikowany sprzęt zgodny z przepisami i normą DIN 66399-2. Dokumenty i nośniki danych niszczone są ponadto bez zbędnej zwłoki (w ciągu 48 godzin) w zamkniętym i monitorowanym pomieszczeniu.
