Jeszcze kilka lat temu firmowe działy kadr musiały dokonywać ewidencji czasu pracy poprzez zbieranie wpisów przypominające wyglądem szkolną listę obecności oraz drukowanie raportów, co nie tylko pochłaniało wiele papieru i tuszu, ale również zajmowało dużo miejsca. W polskich przedsiębiorstwach coraz częściej można zauważyć zainstalowane czytniki RCP, które są nie tylko szybsze, ale też dokładniejsze w swych pomiarach.

Jakie urządzenia warto wyszczególnić?

Rozwój sprzętu rozliczającego czas pracy spowodował, że w chwili obecnej urządzenia te trafiają do odbiorców o najróżniejszych potrzebach.

Najprostszym i najtańszym rejestratorem jest czytnik zbliżeniowy. Wszyscy zatrudnieni pracownicy otrzymują karty, które są przepustką do wejścia na teren firmy. W chwili ich przyłożenia do skanera, system dokonuje weryfikacji naszych danych, po czym zaczyna naliczać czas pracy. Musimy pamiętać o wybraniu statusu określającego np. czy nasze wejście lub opuszczenie zakładu ma charakter prywatny lub służbowy, a także definiującego rozpoczęcie i zakończenie zmiany. Jeżeli właściciel przedsiębiorstwa wprowadził taką funkcję, będziemy musieli również potwierdzić swoją tożsamość poprzez wybranie indywidualnie przypisanego numeru PIN.

Karty zbliżeniowe działają nie tylko z czytnikami RCP. W dużych firmach, zwłaszcza korporacjach, zakładane są specjalne bramki ze skanerami o niewielkich rozmiarach. Nie posiadają one żadnych klawiszy, dlatego niemożliwa jest weryfikacja danych na podstawie kodów czy numerów PIN. Są one czynne wyłącznie dla pracowników, których karty zostają zatwierdzone. Rozwiązanie to również jest bardzo pomocne przy bezbłędnym rozliczaniu czasu pracy.

Czytniki biometryczne to kolejny przykład inteligentnych urządzeń. W swej wewnętrznej pamięci posiadają wzór linii papilarnych każdego pracownika zakładu. Rejestracja przepracowanego czasu rozpoczyna się, kiedy wkładamy kartę do czytnika oraz przykładamy palec do skanera. Jeżeli jego odcisk będzie zgodny z zapisanym wzorem, będziemy mogli wejść na teren firmy.

Jeszcze dokładniejsze są tzw. wideorejestratory. Kamera zainstalowana w czytniku wykonuje zdjęcia pracowników w dobrej jakości i zapisuje je. Osoba z działu kadr, upoważniona do rozliczania zatrudnionych osób z łącznej liczby godzin pracy, przenosi te fotografie na nośnik zewnętrzny, a następnie podłącza do swojego komputera, gdzie dokładnie widzi, kto i kiedy przebywał w zakładzie. Na tej podstawie szczegółowo wylicza miesięczne wynagrodzenie.

Jakie są najważniejsze zalety takich urządzeń?

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na bezpieczeństwo systemów ewidencji czasu pracy. Nie ma żadnych możliwości wycieku danych osobowych osób zatrudnionych. Jeśli jednak nadal mamy wątpliwości, możemy zainstalować kilka urządzeń jednocześnie lub łączyć ich najważniejsze funkcje, np. poprzez wyposażenie zwykłego czytnika na karty zbliżeniowe w kamerkę.

Dzięki bardzo dokładnemu rozliczaniu pracowników z każdej godziny przebywania w firmie oraz realizowania zleconych zadań, zwiększa się ich wydajność oraz tempo wykonywanych obowiązków.

Systemy, które monitorują nasz czas pracy, dostarczają bardzo cenne informacje właścicielom i prezesom przedsiębiorstw. Odtąd mogą oni dowiedzieć się, czy którykolwiek zatrudniony dopuszcza się tak nieuczciwych praktyk, jak np. podbijanie kart współpracownikom.

Bardzo mocnym punktem tych czytników jest również ich pojemność. Pozwalają one na zapisywanie nawet 200.000 rejestrów. Oczywiście po przekroczeniu tej liczby, nowe informacje wchodzą w miejsce tych najstarszych. Obowiązkiem osoby upoważnionej do obsługi urządzeń ewidencji czasu pracy jest regularne pobieranie ostatnich rejestrów i usuwanie tych nieaktualnych.

Urządzenia te można również traktować jako źródło oszczędności. Dzięki ich skutecznemu działaniu, firmy mogą przynajmniej częściowo zrezygnować z usług ochroniarskich. Jest to również możliwość odłożenia pieniędzy na inne wydatki niż zakup bloków papieru i tuszów do drukarki, ponieważ dane są przechowywane w pamięci czytników, a następnie przenoszone do komputerów ze specjalnymi oprogramowaniami, samodzielnie wyliczającymi czas pracy.

Autor artykułu: Bartłomiej Nowak, doradca klienta działu: rejestracja czasu pracy na stronie http://biofinger.pl