Spotkania firmowe są nieodłącznym elementem w każdej firmie. Mogą odbywać się w formie cotygodniowych spotkań poszczególnych działów, w czasie których omawiane są bieżące tematy i rozwiązywane problemy, mogą też być organizowane poza miejscem pracy jako coroczne spotkania całej firmy. Co warto o nich wiedzieć i jak je zorganizować?
Spotkania firmowe są jednym z ważniejszych filarów wielu firm. Dają możliwość omówienia aktualnych zadań, podsumowań, celów, jakie poszczególne działy realizują oraz planów na przyszłość. Są nieodłącznym elementem życia zawodowego . W czasie ich trwania każdy z pracowników ma możliwość bezpośredniego kontaktu z pozostałymi współpracownikami i przełożonymi. Jak zorganizować spotkanie firmowe krok po kroku?
Cel spotkania firmowego
Pierwszym krokiem podczas organizacji spotkania firmowego będzie ustalenie jego celu. Jak już wspomnieliśmy wyżej – spotkanie służbowe może przybrać różne formy. Od cotygodniowych spotkań poszczególnych działów, po spotkania całej firmy, w czasie których mogą być przeprowadzane niezbędne szkolenia, czy omówione będą podsumowania całorocznej pracy.
Miejsce spotkania firmowego
Cotygodniowe zebrania odbywają się w miejscu pracy – najczęściej w sali konferencyjnej. Jeśli w firmie jest dopuszczalna praca zdalna lub hybrydowa – wówczas spotkania mogą odbywać się za pośrednictwem popularnych w ostatnim czasie aplikacji typu Zoom czy Teams.
Natomiast, jeśli firma planuje większe spotkanie, organizowane z okazji podsumowania roku lub obchodzonego jubileuszu, warto rozważyć wyjazd poza miejsce pracy. Wyjazdowe spotkanie może być także związane ze szkoleniem lub konferencją. Wówczas zaplanowanie kilku dni poza firmą będzie bardzo ciekawym rozwiązaniem. Jest to także dobry moment na organizację team buildingu lub integrację zespołu, która w przyszłości może owocować lepszą współpracą.
Wybór miejsca na spotkanie firmowe ma ogromne znaczenie. Jeśli prowadzisz firmę w centrum dużego miasta warto zastanowić się nad wyjazdem w cichą i spokojną okolicę, która będzie sprzyjała skupieniu, kreatywności oraz integracji. Dobrym miejscem może być hotel na Mazurach – Mikołajki Resort Hotel & SPA***. Pełna infrastruktura konferencyjno – integracyjna w hotelu sprzyja spotkaniom firmowym oraz zacieśnieniu więzi miedzy współpracownikami.
W hotelu Mikołajki Resort Hotel & SPA ***poza pięcioma salami konferencyjnymi, do dyspozycji uczestników jest pełne wyposażenie w postaci ekranów, rzutników, nagłośnienia, flipchartów oraz dostępu do WiFi. Samo położenie hotelu sprawia, że można spędzić w nim więcej niż jeden dzień, korzystając z uroków Mazur. Dodatkowo hotel dysponuje 145 pokojami, w których uczestnicy mogą spędzić kilka dni.
Termin spotkania
Gdy wybierzemy miejsce spotkania firmowego, warto ustalić także wspólny termin, który nie będzie kolidował z obowiązkami zawodowymi Najbardziej sprzyjającym czasem jest okres od lutego do maja oraz od września do grudnia. Szczególnie ważne dla wielu firm są terminy grudniowe, z racji organizowanych w tym miesiącu podsumowań. Pozostałe miesiące będą sprzyjać integracji oraz szkoleniom i konferencjom, które wiele firm organizuje w ciągu całego roku. Myśląc o wyborze odpowiedniego terminu, warto wziąć pod uwagę także sezonowość branży. Miesiące strategiczne nie będą sprzyjały wyjazdom na firmowe spotkania.
Atrakcje w czasie wolnym
Myśląc o wyjazdowym spotkaniu firmowym warto rozważyć organizację dodatkowych atrakcji, które umilą czas spędzony na miejscu. Team building to skuteczna forma integracji, która daje możliwości lepszego poznania współpracowników. Firmowy turniej sportowy, paintball, wspólne kajaki czy rowery, a może gra terenowa? Możliwości jest wiele. A po aktywności czy rywalizacji, czas umili ognisko lub grill, który będzie sprzyjał nieformalnym rozmowom i rozwojowi relacji służbowych.
Każda forma integracji oraz spotkań firmowych wspiera budowanie lepszych i skuteczniejszych zespołów. Nic tak nie zacieśni znajomości, jak wspólny wyjazd szkoleniowo-konferencyjny. Z jednej strony pomoże rozwinąć kompetencje oraz poprawi komunikację. A z drugiej – pozwoli na chwilę wytchnienia od codziennych zadań i umożliwi swobodną rozmowę ze współpracownikami. Warto już teraz pomyśleć o zaplanowaniu i zorganizowaniu firmowego spotkania.
