Przedsiębiorcy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczych oraz rolników ryczałtowych, maja obowiązek posiadania kas fiskalnych. Za ich pośrednictwem prowadzą ewidencję obrotu i kwot podatku należnego. Są również zobowiązani do okresowego serwisowania kas rejestrujących. Jeśli nie dokonają tego w terminie muszą liczyć się z dotkliwymi sankcjami finansowymi. Warto więc wiedzieć jak często powinno się wykonać serwis kas fiskalnych i jaka jest kara za niedopełnienie tego obowiązku.
Kasy fiskalne – konieczność zgłoszenia ich do przeglądu
Każdy podatnik korzystający z kas fiskalnych jest zobowiązany do terminowego zgłaszania ich do okresowego przeglądu. Aby to zrobić musi zgłosić kasę do podmiotu prowadzącego serwis główny bądź podmiotu prowadzącego serwis kas. Warto przy tym zaznaczyć, że zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych, podmiotem prowadzącym serwis główny może być:
– producent krajowy danego typu kasy prowadzącego jej serwis;
– podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia bądź importu danego typu kasy prowadzący jej serwis;
– podmiot, któremu przekazano prowadzenie serwisu kas na podstawie umowy.
Natomiast podmiotem prowadzącym serwis kas jest przedsiębiorca, który w ramach swojej działalności zajmuje się serwisowaniem kas fiskalnych oraz posiada autoryzację podmiotu prowadzącego serwis główny.
Z kolei, zgodnie z Ustawą o VAT, podmiot sprzedający kasy fiskalne ich użytkownikom ma obowiązek wydania im aktualnego spisu uprawnionych podmiotów do serwisowania kas rejestrujących wraz z adresami punktów, w których można dokonać serwisu, a więc i przeglądu technicznego, danego typu kasy rejestrującej.
Serwisowanie kas fiskalnych – obowiązujący terminarz
Przegląd techniczny kasy prowadzące ewidencję obrotu i podatku należnego powinien być wykonywany nie rzadziej niż co 2 lata. Nieco inny terminarz przeglądu technicznego kas fiskalnych dotyczy taksówek. W tym wypadku serwisowanie kas fiskalnych powinno odbywać się zgodnie z terminem kolejnej legalizacji (co jest regulowane przepisami o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego przez podatnika do współpracy z kasą), niemniej jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy. Trzeba zaznaczyć, że okres dwóch lat liczony jest od:
– dnia fiskalizacji kasy – w przypadku pierwszego przeglądu technicznego;
– dnia ostatniego przeglądu technicznego kasy – w przypadku wykonania pierwszego oraz każdego kolejnego przeglądu.
Kasy rejestrujące z wymienionym modułem mogą budzić wątpliwości związane z terminem wykonania ich przeglądu technicznego, a mianowicie od kiedy liczony jest okres dwóch lat. Otóż w tym wypadku wymiana modułu kasy oraz jej fiskalizacja przerywają bieg przeglądu wykonanego jeszcze przed wymianą modułu, co oznacza, że okres dwuletni będzie liczony od dnia aktywowania (fiskalizacji) tej kasy.
Serwisowanie kas fiskalnych raz na rok
Jak już zostało powiedziane, zgodnie z literą prawa, przegląd kasy fiskalnej musi być wykonywany nie rzadziej niż co 2 lata. Nie oznacza to, że kasa nie może być serwisowana częściej – co 12 miesięcy. Takie rozwiązanie jest wbrew pozorom tańsze i szybsze. Poza tym wynikają z niego korzyści dla samego urządzenia, gdyż częstsze przeglądy przedłużają żywotność kas. Ponadto bardzo często producenci kas fiskalnych przedłużają ich gwarancję, jeśli ich użytkownik zobowiąże się do wykonywania ich przeglądów częściej.
Serwis kas fiskalnych a zawieszona działalność
Przedsiębiorąca może zawiesić swoją działalność na okres 24 miesięcy, ale nie oznacza to utraty możliwości korzystania z kasy fiskalnej. Ponadto nie obliguje go to do likwidacji kasy. W związku z tym podatnik nie zostaje zwolniony z obowiązków wynikających z użytkowania kasy fiskalnej, w tym okresowego jej serwisowania. Żadne przepisy (wykonawcze i ustawy o VAT) nie przewidują “odraczania” wykonania przeglądu technicznego kasy rejestrującej z uwagi na zawieszenie prowadzonej działalności. Dlatego też, jeśli termin wykonania przeglądu kasy wypada w okresie, kiedy działalność jest zawieszona, to i tak należy go wykonać, ponieważ za niedopełnienie obowiązku grożą kary finansowe.
Brak przeglądu kasy fiskalnej skutkuje dotkliwą sankcją
Użytkowanie kasy fiskalnej nakłada na podatnika obowiązek jej serwisowania, w tym wykonywania jej przeglądu technicznego. Jeśli się z niego nie wywiąże musi liczyć się z karą. Ponadto każdy przedsiębiorca, który rozpocznie, zgodnie z obowiązującymi terminami, rejestrowanie swojego obrotu i kwot podatku należnego, ma prawo odliczyć sobie od tego podatku zakup każdej kasy fiskalnej zgłoszonej na dzień rozpoczęcia ewidencjonowania. Wysokość tego odliczenia wynosi 90% ceny zakupu kasy fiskalnej bez podatku VAT, ale kwota ta nie może być większa jak 700 zł. Niemniej jednak, zgodnie z ustawą o VAT, podatnicy są obligowani do zwrotu odliczonych bądź zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego:
– zaprzestaną ich użytkowania;
– nie wywiązują się w terminie z obowiązku zgłaszania kas do przeglądu technicznego do właściwego serwisu;
– naruszą warunki związane z odliczeniem tych kwot.
Wynika z tego, że jeśli podatnik nie wywiąże się z obowiązków, jakie na nim ciążą w związku z użytkowaniem kas fiskalnych, to będzie zmuszony zwrócić przyznaną mu ulgę na zakup owych kas. Warto również zaznaczyć, że obowiązek dokonania zwrotu powstaje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, kiedy to powstały okoliczności będące podstawą do dokonania zwrotu. Ponadto brak terminowo wykonanego przeglądu kasy fiskalnej jest uznawane jako niewłaściwe prowadzenie księgi oraz zgodnie z artykułem 61 § 3 k.k.s może być przesłaniem do nałożenia kary grzywny za wykroczenie skarbowe. Kara ta może wynosić od 1/10 do 20-krotności wysokości minimalnego wynagrodzenia, ale najczęściej jest to mandat karny, którego wysokość jest nie większa niż podwójna wysokość minimalnego wynagrodzenia.
