Działy księgowości korporacyjnej są często ograniczone tradycją. Ustanowione procedury utrwalają wszechobecny sposób myślenia „Tak zawsze było to robione”. Jednak wprowadzenie nowego pakietu oprogramowania księgowego lub weryfikacja już zainstalowanego daje personelowi księgowemu możliwość przeglądu codziennych operacji finansowych z korzyścią dla firmy. W takich sytuacjach przeprojektowanie podstaw, takich jak przetwarzanie finansowe, księga główna, rachunkowość projektów i zarządzanie środkami finansowymi, może obniżyć koszty pracy, przyspieszyć działanie biura, usprawnić zarządzanie środkami pieniężnymi i pomóc firmie stać się bardziej dochodową.
Efektywne raportowanie finansowe jest niezbędne do podejmowania decyzji zarządczych na czas, zanim problem się pogłębi. Im szybciej masz wysokiej jakości informacje, tym szybciej kierownictwo będzie mogło podjąć działania naprawcze. Chociaż te wskazówki można zastosować do trwających programów finansowych, gdy firma wprowadza nowe oprogramowanie, będzie jej łatwiej zrewidować podstawowe procedury finansowe przed przejściem do trybu online.
Wiele firm przyjmuje zamówienia i wysyła towary bez sprawdzania profilu kredytowego klienta, ponieważ sprzedawcy otrzymują zapłatę za sprzedaż, a nie za pobieranie rachunków. Jednak opóźnienia w sprawdzaniu zdolności kredytowej mogą spowodować, że firma straci pieniądze, zwiększając swoje długi. W takich przypadkach zaleca się firmie przejście na pakiet oprogramowania, który umożliwia sprawdzanie zdolności kredytowej już podczas wprowadzania zamówienia. Jeśli obecne oprogramowanie firmy już na to pozwala, firmy powinny dążyć do większej zgodności z tą procedurą. Według tego, dobry program powinien pozwalać sprzedawcom utrzymać wielkość zamówień, ale i blokować zamówienia od klientów o słabych kredytach. Menedżer kredytu może wtedy zdecydować, czy zwolnić, czy anulować zamówienia od tych klientów.
Usprawnij przetwarzanie raportów podróży i wydatków.
Firmy muszą przeszukiwać powtarzalne wydatki przetwarzane przez działy rozliczeń ich firm w celu uzyskania lepszych środków zarządzania czasem. Dobrym miejscem do rozpoczęcia są raporty dotyczące podróży i wydatków pracowników. Pochłaniają one sporą część kosztów ogólnych personelu ze względu na czas wymagany do zatwierdzenia i szczegóły związane z wprowadzaniem zapisów płatności.
Aby usprawnić przetwarzanie pracownicy powinni być proszeni o składanie raportów drogą elektroniczną, z wcześniej zakodowanymi opłatami. To eliminuje czasochłonne obciążenie związane z kodowaniem. Podczas ręcznych obliczeń najprawdopodobniej pojawią się błędy związane z dodawaniem, podczas gdy elektroniczne arkusze kalkulacyjne weryfikują sumy.
Możemy zasugerować jeszcze inny sposób oszczędzania czasu. Firmy mogą przyspieszyć przetwarzanie raportów, eliminując ręczne zatwierdzanie przez menedżerów na rzecz bezpośredniego elektronicznego przesyłania płatności. Odpowiedzialność pracowników może być monitorowana za pomocą generowanych komputerowo, miesięcznych raportów departamentów na potrzeby audytu.
Konsultacja merytoryczna artykułu: Biuro Everte w Lublinie.
